Dành cho Biên tập viên

HƯỚNG DẪN DÀNH CHO BIÊN TẬP VIÊN

Hướng dẫn này dành cho Tổng Biên tập, Phó Tổng Biên tập, Biên tập viên, Biên tập viên chuyên mục và các thành viên Ban Biên tập tham gia xử lý bài báo trên hệ thống OJS.

1. Tổng quan quy trình biên tập

Quy trình xử lý bài báo trên hệ thống OJS bao gồm các giai đoạn:

  1. Tiếp nhận bài gửi (Submission)
  2. Phản biện (Review)
  3. Biên tập (Copyediting)
  4. Chế bản (Production)
  5. Xuất bản (Publication)
  6. Hiệu đính sau xuất bản (Post-Publication)

2. Quản lý bài báo trên Bảng điều khiển

Sau khi đăng nhập, Biên tập viên có thể quản lý bài báo thông qua Dashboard.

  • Theo dõi bài báo đang xử lý.
  • Kiểm tra các nhiệm vụ cần thực hiện.
  • Theo dõi thời hạn phản biện và biên tập.
  • Tra cứu lịch sử xử lý bài báo.

3. Giai đoạn Tiếp nhận bài gửi (Submission)

Khi tác giả gửi bài thành công, bài báo sẽ xuất hiện trong danh sách bài gửi mới.

Biên tập viên cần:

  • Kiểm tra tính phù hợp của bài báo với phạm vi và định hướng của Tạp chí.
  • Kiểm tra hình thức trình bày và tính đầy đủ của hồ sơ bài báo.
  • Phân công Biên tập viên phụ trách (nếu cần).
  • Quyết định chuyển bài sang phản biện hoặc từ chối.

4. Giai đoạn Phản biện (Review)

Tại giai đoạn này, Biên tập viên thực hiện tổ chức phản biện khoa học cho bài báo.

  • Lựa chọn và mời phản biện.
  • Theo dõi tiến độ phản biện.
  • Nhắc phản biện khi cần thiết.
  • Tiếp nhận nhận xét phản biện.
  • Yêu cầu tác giả sửa chữa theo góp ý phản biện.

Sau khi nhận đủ ý kiến phản biện, Biên tập viên đưa ra quyết định:

  • Chấp nhận đăng.
  • Yêu cầu sửa chữa.
  • Phản biện lại.
  • Từ chối đăng.

5. Giai đoạn Biên tập (Copyediting)

Những bài báo được chấp nhận sẽ được chuyển sang giai đoạn biên tập.

Biên tập viên hoặc Biên tập viên ngôn ngữ thực hiện:

  • Hiệu đính chính tả.
  • Chuẩn hóa thuật ngữ.
  • Kiểm tra trích dẫn và tài liệu tham khảo.
  • Hoàn thiện hình thức bài báo.

Tác giả có thể được yêu cầu kiểm tra và xác nhận các chỉnh sửa.

6. Giai đoạn Chế bản (Production)

Sau khi hoàn tất biên tập, bài báo được chuyển sang giai đoạn chế bản.

  • Tạo bản PDF xuất bản.
  • Tạo bản HTML hoặc XML (nếu có).
  • Kiểm tra định dạng cuối cùng.
  • Gắn DOI và các siêu dữ liệu cần thiết.

Biên tập viên kiểm tra lần cuối trước khi xuất bản.

7. Xuất bản số tạp chí

Tổng Biên tập hoặc Quản lý Tạp chí thực hiện:

  • Tạo số tạp chí mới.
  • Phân công bài báo vào số.
  • Sắp xếp thứ tự bài báo.
  • Kiểm tra thông tin xuất bản.
  • Công bố số tạp chí.

8. Trao đổi và phối hợp công việc

Sử dụng mục Discussion để trao đổi với:

  • Tác giả.
  • Phản biện.
  • Biên tập viên.
  • Kỹ thuật viên chế bản.

Toàn bộ lịch sử trao đổi được lưu trên hệ thống.

9. Hiệu đính và cập nhật sau xuất bản

Trong trường hợp cần sửa lỗi hoặc cập nhật nội dung sau xuất bản, Biên tập viên có thể:

  • Tạo phiên bản mới của bài báo.
  • Cập nhật siêu dữ liệu.
  • Đính chính hoặc thu hồi bài báo theo quy định của Tạp chí.

10. Trách nhiệm của Biên tập viên

  • Đảm bảo tính khách quan và minh bạch của quy trình phản biện.
  • Bảo mật thông tin bài báo.
  • Tuân thủ đạo đức xuất bản khoa học.
  • Đảm bảo chất lượng học thuật của các bài báo được xuất bản.